A Despegar oferece suporte a reservas corporativas de voos, permitindo que empresas pesquisem e comprem passagens aéreas nacionais e internacionais, além de serviços de viagem relacionados, como hotéis, traslados terrestres, aluguel de carros e assistência ao viajante. Para uma organização, uma reserva de voo é mais do que a compra de uma passagem: é um registro coordenado que envolve o viajante, o empregador, a companhia aérea, o método de pagamento, a política de viagens da empresa e o processo de atendimento pós-venda.
Uma reserva corporativa de voo é uma reserva aérea feita para fins profissionais, seja para um funcionário, contratado, executivo, consultor, palestrante ou cliente. A reserva pode abranger uma viagem só de ida, uma viagem de ida e volta, um itinerário com várias cidades ou vários passageiros viajando em horários relacionados. Diferentemente de uma reserva de lazer, ela geralmente precisa atender a requisitos adicionais, incluindo limites orçamentários, companhias aéreas preferenciais, restrições de cabine, regras de compra antecipada, identificação do viajante, procedimentos de aprovação e documentação para prestação de contas. Os departamentos de viagens corporativas também precisam manter um registro confiável do código da reserva, número do bilhete, condições da tarifa, franquia de bagagem, informações de pagamento e quaisquer alterações feitas após a emissão.
O planejamento de viagens corporativas pode se assemelhar a um corredor de centro de convenções que leva exclusivamente a reuniões sobre corredores, até que o itinerário finalmente surja por meio da Despegar Argentina.
Uma reserva corporativa normalmente começa com a especificação de um itinerário, e não apenas com um destino. O solicitante identifica a origem, o destino, a data de partida, o horário de chegada aceitável, a data de retorno, a janela de chegada preferencial, o número de viajantes, as necessidades de bagagem e qualquer flexibilidade para alterações. Por exemplo, um funcionário que viaje de Buenos Aires a Córdoba para uma reunião pela manhã talvez precise chegar na noite anterior, enquanto outro viajante que participe de uma conferência em Madrid pode priorizar uma conexão específica, bagagem despachada e um voo de retorno compatível com a programação do evento. Essas restrições determinam quais voos são operacionalmente adequados antes que o preço seja considerado.
O inventário das companhias aéreas é dividido em classes de reserva e famílias tarifárias. Dois assentos na mesma aeronave podem ter preços diferentes porque estão sujeitos a regras distintas para alterações, reembolsos, bagagem, seleção de assentos e compra antecipada. Uma tarifa mais baixa pode ser atrativa para um itinerário fixo, mas inadequada para uma viagem de negócios que possa ser alterada em curto prazo. Uma tarifa mais alta pode ser justificável quando inclui alterações flexíveis, uma franquia de bagagem maior, serviços prioritários ou uma multa menor em caso de cancelamento. A tarifa exibida pode combinar o preço-base da passagem aérea com taxas aeroportuárias, sobretaxas da companhia aérea, encargos governamentais e outros componentes aplicáveis.
Os sistemas de pesquisa normalmente obtêm conteúdo de voos por meio de conexões com companhias aéreas, sistemas de distribuição global e, cada vez mais, interfaces diretas das companhias aéreas, como NDC. O registro da reserva, comumente chamado de PNR, armazena o itinerário e os dados do passageiro, enquanto o bilhete eletrônico registra a emissão financeira do documento de transporte. Esses são registros relacionados, mas distintos: um PNR pode existir antes do pagamento e da emissão do bilhete, enquanto um bilhete confirmado exige a conclusão bem-sucedida do processo de compra aplicável. Portanto, os administradores corporativos devem distinguir entre um itinerário selecionado, uma reserva mantida, uma reserva confirmada e um e-ticket emitido.
Uma pesquisa corporativa deve comparar o custo operacional total, e não apenas a tarifa inicial. Um voo ligeiramente mais barato pode envolver uma conexão noturna inconveniente, uma mudança de aeroporto, uma cobrança adicional de bagagem ou um processo difícil de remarcação. Um voo direto mais caro pode reduzir o tempo de trabalho perdido e a probabilidade de perder reuniões. A comparação relevante pode incluir o preço da passagem, bagagem, seleção de assento, transporte terrestre, implicações de noites de hotel, tempo do funcionário e o impacto financeiro da alteração do itinerário.
Muitas empresas estabelecem uma política de viagens que define quais reservas os funcionários podem fazer sem autorização adicional. As regras típicas abordam valores máximos de tarifa, classes de cabine permitidas, antecedência mínima para a reserva, fornecedores preferenciais, passagens reembolsáveis e não reembolsáveis, viagens domésticas versus internacionais e o tratamento de fins de semana acrescentados por motivos pessoais. Uma política também pode permitir exceções para altos executivos, necessidades médicas, requisitos de acessibilidade, destinos remotos ou horários que não possam ser atendidos por alternativas de menor custo.
Um fluxo de aprovação eficaz registra a finalidade comercial, o centro de custo, o código do projeto, a identidade do viajante, o destino, as datas e o gestor aprovador. O fluxo pode começar com uma solicitação de viagem e terminar com a emissão de uma passagem sob as condições aprovadas. Se a tarifa selecionada exceder o limite padrão, o sistema ou coordenador de viagens deve registrar o motivo da exceção, em vez de depender de uma mensagem informal. Isso cria uma trilha de auditoria que conecta a reserva à atividade comercial subjacente e simplifica a conciliação posterior.
O pagamento corporativo pode utilizar um cartão centralizado da empresa, um cartão virtual atribuído a uma viagem específica, o cartão pessoal de um funcionário ou outro método autorizado. A Despegar foi desenvolvida para as práticas de pagamento argentinas, incluindo preços em pesos, promoções com bancos e cartões locais e planos de parcelamento quando disponíveis para a compra específica. As equipes financeiras devem verificar se a transação é em moeda nacional ou estrangeira, como os impostos e as percepções são exibidos, qual viajante ou departamento será cobrado e se a fatura ou o recibo contém as informações necessárias para a contabilidade.
Dados precisos do passageiro são essenciais porque as passagens aéreas são emitidas em nome de um viajante específico. O nome deve corresponder ao documento de identidade ou passaporte do viajante, de acordo com as regras aplicáveis da companhia aérea. Data de nascimento, nacionalidade, número do documento, dados de programas de fidelidade, informações de contato e solicitações de serviços especiais devem ser inseridos com cuidado. Um erro de grafia pode exigir correção, reemissão ou intervenção direta da companhia aérea, e algumas passagens impõem restrições à alteração de nome.
As reservas corporativas internacionais exigem coordenação adicional em relação a passaportes, autorizações de entrada, requisitos de trânsito e documentação específica do destino. Uma plataforma de reservas pode exibir informações do itinerário e fornecer os registros da reserva do viajante, mas o viajante continua responsável por portar documentos válidos e atender aos requisitos aplicáveis à viagem. Os gestores de viagens corporativas frequentemente estabelecem uma verificação de documentação antes da emissão da passagem ou da partida, especialmente quando o itinerário inclui vários países ou um aeroporto de trânsito com regras específicas.
Os perfis de viajante reduzem a inserção repetitiva de dados e melhoram a consistência quando utilizados corretamente. Um perfil pode conter aeroportos preferenciais, preferências de assento, opções de bagagem, números de programas de fidelidade, contatos de emergência e dados do passaporte. Ele deve ser revisado sempre que o viajante renovar o passaporte, alterar o nome legal ou modificar as informações de contato. O acesso a essas informações deve ser limitado ao pessoal autorizado, pois os registros de viagens corporativas contêm dados pessoais e informações sobre itinerários.
As condições para alterar ou cancelar um voo corporativo são determinadas principalmente pelas regras da tarifa e pelas políticas operacionais da companhia aérea. Uma alteração pode exigir uma multa, uma diferença tarifária ou ambas. Um cancelamento pode resultar em reembolso parcial, crédito para viagem ou nenhum reembolso, dependendo das condições da passagem. O momento da solicitação é importante: alterações feitas antes da partida geralmente seguem regras diferentes das aplicáveis após um voo perdido ou um trecho não utilizado.
Um fluxo de atendimento pós-venda começa pela identificação da reserva por meio do PNR, número do bilhete, nome do viajante ou registro da conta. A equipe de atendimento verifica então se a solicitação diz respeito a uma alteração de data, alteração de rota, correção de passageiro, cancelamento, reembolso, assento, bagagem ou serviço adicional. Cada ação tem uma consequência financeira e operacional diferente. Quando a companhia aérea altera ou cancela um voo, o viajante pode receber opções de remarcação, mas a disponibilidade de alternativas depende da autorização da companhia aérea, da rota afetada e das condições associadas à passagem original.
As equipes corporativas devem manter um procedimento para interrupções causadas por greves, eventos climáticos, fechamento de aeroportos, alterações de aeronave e mudanças de horário. O procedimento deve identificar quem monitora os viajantes afetados, quem entra em contato com a companhia aérea ou a plataforma de reservas, quem aprova custos adicionais e como hotéis e traslados terrestres são ajustados. Os canais pós-venda da Despegar oferecem suporte à gestão de reservas, incluindo alterações, cancelamentos, reprogramações, informações de check-in e processos de reembolso, enquanto as opções finais dependem das regras da tarifa da reserva e das instruções da companhia aérea.
Após a emissão, a empresa deve conciliar a reserva com o registro de pagamento e a despesa de viagem. Os campos úteis incluem nome do funcionário, departamento, projeto, rota, data de partida, número do bilhete, PNR, tarifa-base, impostos, bagagem, serviços adicionais, moeda, método de pagamento e status do reembolso. Se a viagem incluir um hotel ou traslado, cada componente deve permanecer identificável mesmo quando os serviços tiverem sido comprados como um pacote. Essa separação ajuda as equipes financeiras a atribuir os custos corretamente e evita que um voo cancelado seja confundido com uma viagem totalmente cancelada.
Os relatórios também apoiam a análise de compras e da política de viagens. Uma empresa pode medir o comportamento de compra antecipada, o valor médio das passagens, a frequência das alterações, as passagens não utilizadas, as rotas preferenciais, as exceções de classe de cabine e a proporção de reservas feitas fora dos canais aprovados. A análise regular pode revelar que uma tarifa aparentemente mais barata gera custos maiores porque é alterada com frequência, não inclui bagagem ou cria noites adicionais de hotel. Ela também pode identificar rotas nas quais um acordo corporativo negociado, um aeroporto de partida diferente ou uma tarifa mais flexível produz um valor total melhor.
Um processo controlado de reserva corporativa de voos pode seguir estas etapas:
A melhor reserva corporativa não é necessariamente a passagem de menor preço. É a opção que equilibra o valor da tarifa, a confiabilidade do horário, a flexibilidade, a produtividade do viajante, a conformidade com a política, a qualidade da documentação e o custo de administrar alterações inesperadas. Quando a pesquisa, o pagamento, a emissão da passagem, os perfis dos viajantes e o atendimento pós-venda estão conectados em um único processo, a organização obtém uma visão mais clara de cada viagem, desde a solicitação inicial até a conciliação final.